Control de Productos por Número de Serie
Cómo MainesERP controla, pieza por pieza, los productos que requieren número de serie: cómo se activa, qué reglas aplica y cómo se rastrea cada unidad desde que entra hasta que sale del inventario.
Explica el funcionamiento de los números de serie para el usuario del sistema. Las reglas aquí descritas son las que MainesERP aplica de forma automática en todos los módulos de inventario.
Qué es el manejo por número de serie
El control por número de serie permite identificar y dar seguimiento individual a cada unidad de un producto. Aunque varias unidades compartan la misma clave de producto, cada una conserva un número de serie único que permite conocer su entrada, ubicación, movimientos y salida del inventario.
Es el mecanismo ideal para artículos donde importa saber exactamente cuál pieza se compró, dónde está y a quién se le vendió: electrónica, equipo, maquinaria, celulares, herramienta, y en general cualquier producto con garantía o alto valor.
Cada pieza, una identidad
Al manejar un producto por número de serie, MainesERP deja de contar "cuántas hay" para controlar "cuáles hay". Cada número de serie es una ficha individual con su propio estado, su ubicación (almacén) y su historial completo de movimientos.
Esto habilita la trazabilidad total de la pieza y el control de garantías, porque siempre se sabe de qué compra entró, por dónde pasó y en qué venta salió.
Dónde participa el número de serie
El número de serie no es un tema de un solo módulo: nace en el Maestro de Productos, pero acompaña a la pieza a lo largo de toda su vida en el sistema. Estos son los módulos donde interviene:
Maestro de Productos
Donde se activa el control por serie del producto.
Compras
Al recibir, se capturan los números de serie que ingresan.
Ventas
Al vender, se seleccionan los números de serie que salen.
Inventarios
Ajustes, conteos y control de existencias por pieza.
Traspasos
Mueven números de serie de un almacén o sucursal a otro.
Devoluciones
Reingresan el número de serie exacto que se devuelve.
Cancelaciones
Revierten el movimiento y regresan la serie a su estado anterior.
Consultas de existencias
Permiten ver qué números de serie hay, su estado y su ubicación.
La definición del producto es única, pero su efecto es transversal: cualquier módulo que mueva o consulte inventario respeta las mismas reglas de número de serie descritas en este documento.
Cómo se activa
El manejo por número de serie se define una sola vez en el Registro Maestro de Productos y Servicios, y a partir de ahí gobierna todo el comportamiento del producto en el inventario:
Solo los productos físicos manejan inventario y, por lo tanto, número de serie. Los servicios no.
En la pestaña "Lotes, No. de Serie y Tallas" se elige este diferenciador para marcar que el producto se controla por serie.
Con esa combinación activa, todo movimiento de inventario de ese producto exigirá capturar o seleccionar números de serie: compras, ventas, traspasos, ajustes, producción y devoluciones. El usuario no tiene que "acordarse": el sistema lo pide solo.
¿En qué momento se asignan los números de serie?
MainesERP solicita los números de serie cuando se registra el documento que produce el movimiento físico del inventario. Los documentos previos, que solamente expresan una intención comercial, no requieren asignar una pieza específica.
Los números de serie son obligatorios en el documento que produce la salida física del inventario, normalmente la Remisión o la venta en Punto de Venta.
| Documento de Ventas | Tratamiento de los números de serie |
|---|---|
| Cotización | No solicita números de serie. |
| Pedido | No solicita números de serie; registra las cantidades solicitadas, pero todavía no asigna piezas específicas. |
| Remisión | Obligatorio — selección de las series que salen. |
| Punto de Venta | Obligatorio — selección antes de concluir la salida (genera o se relaciona con el movimiento de inventario correspondiente). |
| Factura originada desde una remisión | Hereda o muestra las series de la remisión. |
La cotización y el pedido expresan una intención de venta, pero aún no mueven el inventario; por eso no piden números de serie. La pieza específica se asigna hasta el documento que realmente la entrega.
En MainesERP el inventario siempre se mueve mediante la Remisión (o el Punto de Venta). La Factura puede determinar Cuentas por Cobrar e Ingresos según la configuración, pero no sustituye el movimiento de inventario; por eso hereda las series de la remisión en lugar de solicitarlas de nuevo.
Reglas fundamentales
Estas son las reglas de negocio que rigen a cualquier producto manejado por número de serie:
Cada número de serie representa exactamente una unidad. No existen fracciones ni cantidades decimales.
En cualquier movimiento, la cantidad es siempre un número entero y debe ser igual a la cantidad de números de serie capturados. Si entran 3 piezas, se capturan 3 números de serie.
Un número de serie no puede reutilizarse para otra pieza del mismo producto, aunque la serie original ya se encuentre Agotada. Su identidad y su historial se conservan permanentemente.
Cada número de serie tiene un solo estado actual. Cuando está Disponible, pertenece a un único almacén. Cuando está Agotada, el sistema conserva como referencia el último almacén desde el cual salió.
Estados de un número de serie
A lo largo de su vida, cada número de serie pasa por distintos estados que indican si está disponible o no para operarse:
Disponible
La pieza está en existencia en un almacén y puede venderse, traspasarse o consumirse.
Agotada código: AGOTADO
La pieza ya salió del inventario (se vendió o consumió). Conserva todo su historial para consulta y garantías, incluido el último almacén desde el cual salió.
Borrador
La serie existe en el sistema, pero no representa una existencia disponible. Puede encontrarse en Borrador porque fue capturada previamente o porque se canceló el movimiento que la incorporaba al inventario. No puede venderse hasta que un movimiento de entrada la vuelva Disponible.
Una entrada vuelve la pieza Disponible; una salida la vuelve Agotada; una devolución aceptada como reingreso la regresa a Disponible. Los estados no se cambian a mano: son resultado de los movimientos de inventario. (En un traspaso la pieza simplemente cambia de almacén y sigue Disponible.)
Qué pide el sistema en cada movimiento
Cuando el producto se maneja por número de serie, cada tipo de movimiento solicita los números de serie de una forma distinta:
| Movimiento | Qué pide el sistema | Efecto en la pieza |
|---|---|---|
| Entradas Compras, producción terminada, ajustes de entrada |
Seleccionar series ya dadas de alta (en Borrador) o capturar/crear las nuevas. | Las series quedan Disponibles en el almacén de entrada. |
| Salidas Ventas / Punto de Venta, salidas de almacén, consumos |
Seleccionar números de serie que estén Disponibles en el almacén. | Pasan a Agotadas y dejan de estar disponibles. |
| Traspasos Entre almacenes o sucursales |
Seleccionar los números de serie que se mueven. | Cambian de ubicación (del almacén origen al destino) y siguen Disponibles. |
| Devoluciones de cliente | Indicar el número de serie exacto que se devuelve. | Si se acepta como reingreso de inventario, vuelve a estar Disponible en el almacén seleccionado. |
| Devolución a proveedor | Seleccionar las series Disponibles que se devolverán. | Pasan a Agotadas y dejan de formar parte del inventario. |
| Cancelaciones De una compra, venta o traspaso ya registrado |
No se recapturan números de serie: se toman los del movimiento original. | La serie regresa a su estado o ubicación anterior: venta cancelada → Disponible; entrada (compra) cancelada → Borrador; traspaso cancelado → regresa al almacén de origen. |
Al registrar una entrada de compra, el sistema permite seleccionar un número de serie ya dado de alta (estaba en Borrador y pasa a Disponible) o crear uno nuevo en el momento. Las series pueden pre-registrarse en lote antes de cualquier movimiento (alta masiva) y, mientras tanto, permanecen en Borrador.
No basta con indicar la cantidad: en un producto de serie el movimiento no se puede grabar sin sus números de serie. Así se garantiza que las existencias por pieza siempre estén correctas.
Al cancelar una entrada, sus series dejan de estar disponibles y regresan a Borrador, siempre que no tengan movimientos posteriores.
Un movimiento solamente puede cancelarse si sus números de serie no tienen movimientos posteriores. Si existen, primero deberán cancelarse o revertirse esos movimientos, comenzando por el más reciente. De esta forma, la serie siempre regresa de manera ordenada a su estado y ubicación anteriores. Es una regla fundamental que protege la cadena histórica de la pieza.
- No se puede cancelar una compra si la serie ya fue traspasada o vendida.
- No se puede cancelar un traspaso si la serie ya fue vendida desde el almacén destino.
- No se puede cancelar una venta si después se registró una devolución de esa misma serie.
Una devolución solo regresa la pieza a Disponible cuando se acepta como reingreso de inventario. Si la pieza llega dañada y aún no existe un estado especial para ello, deberá manejarse mediante el movimiento o el almacén que la empresa haya definido para mercancía dañada.
Validaciones que aplica el sistema
Antes de grabar un movimiento de un producto de serie, MainesERP verifica que:
- La cantidad de números de serie sea igual a la cantidad del movimiento.
- No haya números de serie repetidos dentro del mismo movimiento.
- La cantidad sea un número entero (sin decimales).
- En una entrada, cada número de serie provenga de una serie en Borrador (que la entrada confirma) o se cree como nueva; nunca una que ya esté Disponible o Agotada.
- En un reingreso de unidad conocida (devolución de cliente o reversión de salida), el número de serie exista, corresponda al producto y esté en un estado que permita su reingreso.
- En una salida o traspaso, cada número de serie exista y esté Disponible en ese almacén.
- En una devolución a proveedor, cada número de serie exista, corresponda al producto y esté Disponible en el almacén desde el cual se devuelve.
Es importante distinguir ambos casos: una compra ordinaria no debe poder crear de nuevo una serie que ya existe (por ejemplo, una que está Agotada). Reingresar una pieza conocida es una operación distinta (devolución o reversión), no un alta nueva.
Cada validación protege la integridad del inventario por pieza: evita vender algo que no está, duplicar números de serie o descuadrar las existencias. Son las reglas que el sistema hace cumplir de manera automática.
Trazabilidad de una pieza
Como cada número de serie conserva su historial completo, en cualquier momento se puede reconstruir toda la vida de una pieza. Por ejemplo, una unidad puede seguir este recorrido:
Compra
Ingresa al Almacén 1 mediante una recepción de compra o el documento que produce la entrada física. Queda Disponible.
Cambio de sucursal
Se traspasa del Almacén 1 al Almacén 2. Cambia de ubicación, sigue Disponible.
Venta
Se entrega desde el Almacén 2 mediante una remisión, Punto de Venta o documento que produce la salida física. Pasa a Agotada y queda relacionada con la operación y el cliente.
Ante un reclamo de garantía, se puede confirmar cuándo y a quién se vendió esa pieza exacta, y de qué compra provino. También permite auditar existencias comparando lo físico contra lo que el sistema tiene registrado por serie.
Lote vs. Número de serie
Ambos sirven para rastrear productos, pero se usan en casos distintos. Un producto se maneja de una forma o de la otra, no de las dos a la vez:
| Número de serie | Lote | |
|---|---|---|
| Qué identifica | Una pieza individual (1 serie = 1 unidad). | Un grupo de piezas que comparten un mismo identificador. |
| Uso típico | Equipo, electrónica, maquinaria, artículos con garantía. | Productos perecederos o por fabricación en tandas, normalmente con caducidad. |
| Cómo se controla | Pieza por pieza, cada una con su historial. | Por grupo: se rastrea el lote completo, no la unidad. |
Recomendaciones
- Activa el manejo por serie solo en productos que realmente lo requieran; agrega trabajo de captura en cada movimiento.
- Usa un lector de código de barras o QR para capturar los números de serie de forma rápida y sin errores.
- Registra el número de serie tal como viene marcado de fábrica, para poder cotejarlo con la pieza física.
- No reutilices un número de serie que ya perteneció a otra pieza del mismo producto.
- Aprovecha la trazabilidad para gestionar garantías y para tus conteos físicos de inventario.