Registro Maestro de Productos y Servicios
El catálogo central donde se registran y administran todos los productos y servicios de la empresa. Es la fuente única de información que alimenta a Compras, Ventas, Inventarios, Producción, Contabilidad y la facturación electrónica.
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Qué es el Registro Maestro de Productos y Servicios
El Registro Maestro de Productos y Servicios es la pantalla donde se da de alta y se mantiene cada producto o servicio que maneja la empresa. Cada registro concentra toda la información del artículo: su descripción, unidad de medida, familia, costos, precios de venta, características físicas, datos fiscales del SAT y sus reglas de control de inventario.
La idea central es que un producto se captura una sola vez y esa información se reutiliza en todo el sistema: al comprar, al vender, al producir, al facturar y al contabilizar. Por eso se le llama "maestro": es el origen de la verdad para el resto de los módulos.
Una captura, muchos usos
Cuando registras un producto correctamente, quedan listos sus precios para el punto de venta y las cotizaciones, sus costos para el análisis de rentabilidad, sus claves del SAT para la facturación electrónica, sus máximos y mínimos para el reabasto y sus cuentas contables para la integración con Contabilidad.
Mantener este catálogo limpio y bien capturado es la base para que toda la operación posterior sea confiable.
Tipos de registro
Al crear un registro se define su Tipo, que determina cómo se comporta el artículo dentro del sistema. En el selector aparecen con su código abreviado:
Producto PRO
Artículo físico que puede comprarse, producirse, almacenarse y venderse. Puede manejar existencias en inventario.
Servicio SER
Concepto que se vende pero no representa una existencia física en almacén.
Kit KIT
Conjunto de varios productos que se venden agrupados como una sola unidad.
Grupo GPO
Agrupador que ayuda a organizar y clasificar artículos relacionados.
El tipo define qué campos son relevantes y cómo participa el artículo en compras, ventas e inventarios. Conviene definirlo bien al momento de crear el registro.
Operaciones disponibles
La pantalla trabaja siempre bajo una operación seleccionada, que define qué se puede hacer en ese momento. Las operaciones disponibles dependen de los permisos del usuario.
Crear
Da de alta un producto o servicio nuevo en el catálogo.
Ver
Consulta la información de un producto existente sin modificarla.
Modificar
Actualiza los datos de un producto ya registrado.
Borrar
Elimina un producto cuando las reglas del sistema y su historial lo permiten. Para productos que ya tuvieron operaciones, generalmente se recomienda desactivarlos.
Además, la pantalla permite Validar la información capturada antes de guardar, Grabar los cambios e Imprimir la ficha del producto en distintos formatos.
Cuando un producto ya no se utiliza, normalmente es preferible desactivarlo. De esta forma deja de estar disponible para nuevas operaciones, pero se conserva su información histórica (compras, ventas y movimientos anteriores).
El identificador del producto puede asignarlo el sistema de forma automática o capturarlo el usuario, según la configuración de la empresa. Ver Id Producto y Alta por Código de Barras.
Datos generales (cabecera)
La parte superior de la pantalla concentra la identificación básica del producto, que siempre está visible sin importar en qué pestaña se esté trabajando:
- Identificación: clave del producto, descripción y una clave secundaria opcional.
- Tipo y estado: tipo de registro y si el producto está activo.
- Unidad de medida: la unidad principal con la que se maneja el artículo.
- Familia de productos: clasificación a la que pertenece.
- Datos del SAT: clave de producto y unidad del catálogo del SAT para la facturación.
- Atributos comerciales: marca, modelo y color.
- Foto: imagen del producto para identificarlo fácilmente.
Id Producto y alta por código de barras
Cómo configurar el Id Producto según tu giro (código de barras o consecutivo) y cómo dar de alta productos escaneando su código de barras: Id Producto y Alta por Código de Barras.
Información organizada por pestañas
El resto de la información del producto se organiza en pestañas temáticas. No es necesario llenarlas todas: cada empresa usa las que corresponden a su operación.
Precios
Reúne los costos del producto (último, ponderado y estándar) y las listas de precios de venta. MainesERP permite administrar hasta cinco precios de venta, y cada precio puede establecerse de tres maneras: mediante un porcentaje sobre el costo, capturando el precio antes de impuestos o capturando el precio final con impuestos incluidos. En cualquier caso, el sistema calcula los impuestos y la utilidad correspondiente. Incluye también precios especiales para CRM por rangos de cantidad.
Características y ubicación
Describe las propiedades físicas del artículo: medidas, peso, volumen, su clasificación (clase y clase ABC), si es material peligroso, su ubicación física en almacén y la tabla de conversión de unidades de medida.
Ventas
Reglas del producto al momento de venderse: si requiere receta médica o algún certificado, y un mensaje que se mostrará al operador en el Punto de Venta.
Tienda Online
Define si el producto está disponible para su venta en la tienda en línea.
Lotes, No. de Serie y Tallas
Indica si el producto se controla por lotes o por números de serie, y permite relacionarlo con un producto padre cuando aplica. Consulta el detalle en el manual Control de Productos por Número de Serie.
Visibilidad
Controla en qué módulos aparece el producto: en Compras, en Ventas o en ambos. Útil para mantener limpias las pantallas de cada área.
MRP: Compras y Producción
Configura el reabastecimiento del producto mediante máximos y mínimos por almacén, así como la acción preferida del MRP: comprarlo o producirlo. También permite establecer el proveedor y la orden de producción preferidos.
SAT
Información fiscal complementaria: fracción arancelaria para exportación y datos adicionales que se incluyen en el XML del comprobante fiscal.
Interno
Datos de control interno del sistema, como el índice numérico del registro.
Para entender a fondo los tipos de costo (último, ponderado y estándar) y cómo se usan, consulta el manual de Costos de Productos.
Ciclo de trabajo
El uso típico de la pantalla sigue este flujo conceptual:
-
1Seleccionar la operación
Elegir si se va a Crear, Ver, Modificar o Borrar un producto.
-
2Capturar o abrir el producto
Para uno nuevo, se capturan sus datos; para uno existente, se busca y se abre.
-
3Completar la información
Llenar la cabecera y las pestañas relevantes según el tipo de producto.
-
4Validar
El sistema revisa que la información obligatoria esté completa y sea consistente.
-
5Grabar
Se guarda el registro y queda disponible para el resto de los módulos.
-
6Imprimir (opcional)
Cuando se requiere, se genera la ficha del producto en el formato deseado.
Datos obligatorios
Antes de guardar, el sistema verifica que estén capturados los datos mínimos indispensables. Si falta alguno, avisa y no permite grabar:
- Descripción del producto
- Tipo de producto
- Unidad de medida
- Familia de productos
Para modificar o borrar, primero debe abrirse y seleccionarse el producto sobre el que se quiere trabajar.
Recomendaciones
- Usa descripciones claras y consistentes para facilitar las búsquedas.
- Define correctamente el tipo, la unidad de medida y la familia desde el alta.
- Captura las claves del SAT para evitar problemas al facturar.
- Mantén el catálogo depurado: desactiva los productos que ya no se usan en lugar de borrarlos, para conservar su historial.
- Revisa periódicamente costos y precios para conservar márgenes correctos.