Contabilizar XMLs de Nomina
Genera polizas contables de nomina automaticamente a partir de los recibos de sueldo (CFDI con complemento de nomina). El sistema lee las percepciones, deducciones y otros pagos, y genera el asiento contable completo usando el catalogo COG para empresa privada.
Video Tutorial: Contabilizar XMLs de Nomina
Aprende a contabilizar automaticamente los recibos de nomina de tus empleados.
Ver Video¿Como llega la nomina a contabilizarse?
MainesERP soporta dos escenarios para contabilizar la nomina. Ambos generan la misma poliza contable al final:
XMLs de Nomina Externos
La nomina se calculo y timbro fuera de MainesERP
Nomina completa en MainesERP
Todo el proceso de nomina dentro del sistema
Resultado identico: Sin importar el escenario, MainesERP genera la misma poliza contable con el desglose completo de percepciones, deducciones, ISR, IMSS, Infonavit, Fonacot y neto a pagar por empleado.
Ventajas de Contabilizar Automaticamente
Rapidez
- Contabiliza multiples recibos en segundos
- Una sola poliza consolida toda la nomina del periodo
- Elimina la captura manual partida por partida
Precision
- Cero errores de captura o digitacion
- La poliza siempre cuadra (cargos = abonos)
- Mapeo automatico a cuentas contables correctas
Trazabilidad y Auditoria
- UUID del XML queda vinculado a la poliza
- Desde la poliza puedes consultar el recibo original
- Cumple requisitos de auditoria fiscal del SAT
Resultado de la Contabilizacion
- Se genera una poliza automatica de devengo
- Cada empleado queda identificado en la poliza
- Percepciones registradas como gasto (cuentas 65xx)
- ISR, IMSS, INFONAVIT y FONACOT quedan como pasivos por enterar
- Neto a pagar por empleado en cuenta 2110
Que son los XMLs de Nomina?
Son los archivos XML (CFDI) que contienen el complemento de nomina, comunmente conocidos como recibos de sueldo o recibos de nomina. Estos comprobantes se emiten a los empleados por concepto de sueldos, salarios, aguinaldos, finiquitos, horas extra, comisiones, etc.
Percepciones (Pxxx)
Sueldos, bonos, aguinaldo, vacaciones
Deducciones (Dxxx)
ISR, IMSS, Infonavit, prestamos
Otros Pagos (Oxxx)
Subsidio al empleo, viaticos
Neto a Pagar
Total que recibe el empleado
Estructura del Complemento de Nomina
El CFDI de nomina contiene un complemento especial con claves estandarizadas por el SAT:
Percepciones (P001-P053)
- P001 - Sueldos, salarios, rayas y jornales
- P002 - Gratificacion anual (Aguinaldo)
- P003 - Participacion de los Trabajadores (PTU)
- P005 - Fondo de ahorro
- P019 - Horas extra
- P020 - Prima dominical
- P021 - Prima vacacional
- P025 - Premios por puntualidad
- P023 - Premios por asistencia
- P010 - Premio por antiguedad
- P027 - Cuotas SS pagadas por patron
- P028 - Comisiones
Deducciones (D001-D120)
- D001 - Seguro social (IMSS cuota obrera)
- D002 - ISR retenido
- D004 - Otros (retenciones diversas)
- D005 - Aportaciones a Infonavit
- D006 - Descuento Infonavit credito vivienda
- D007 - Prestamos provenientes de Fonacot
- D010 - Pago por credito de vivienda
- D012 - Anticipo de salarios
- D013 - Pagos hechos con exceso
- D014 - Errores
- D008 - Cuota sindical
Claves estandarizadas por el SAT
Las claves Pxxx, Dxxx y Oxxx son definidas por el SAT en el catalogo del complemento de nomina. MainesERP las mapea automaticamente a las cuentas contables segun el catalogo COG para empresa privada.
Mapeo de Percepciones
Las percepciones representan ingresos del empleado y se contabilizan como gastos de nomina para la empresa. El sistema usa un mapeo de dos pasos:
Percepcion P001 (Sueldos) → COG 111 (Sueldos base) → Cuenta 6501 (Sueldos al personal)
Tabla de Mapeo: Percepciones principales
| Clave SAT | Descripcion | COG | Cuenta Cargo | Descripcion Cuenta |
|---|---|---|---|---|
P001 |
Sueldos, salarios, rayas y jornales | 111 |
6501 |
Sueldos al personal |
P002 |
Gratificacion anual (Aguinaldo) | 121 |
6503 |
Aguinaldo |
P003 |
Participacion (PTU) | 124 |
6506 |
PTU |
P005 |
Fondo de ahorro | 117 |
6509 |
Fondo de ahorro |
P019 |
Horas extra | 113 |
6505 |
Horas extra |
P020 |
Prima dominical | 116 |
6508 |
Prima dominical |
P021 |
Prima vacacional | 122 |
6504 |
Prima vacacional |
P025 |
Premios por puntualidad | 141 |
6517 |
Puntualidad |
P023 |
Premios por asistencia | 142 |
6518 |
Asistencia |
P027 |
Cuotas SS pagadas por patron | 131 |
6511 |
Cuotas IMSS patronal |
P028 |
Comisiones | 114 |
6507 |
Comisiones |
Bloque de cuentas 65xx
Todas las percepciones de nomina se registran en el bloque 65xx (Gastos de personal) del catalogo de cuentas. El cargo a estas cuentas representa el gasto de la empresa, mientras que el abono va a la cuenta 2110 (Nomina por pagar).
Mapeo de Deducciones
Las deducciones representan retenciones al empleado que la empresa debe enterar a terceros (SAT, IMSS, Infonavit, etc.). A diferencia de las percepciones, las deducciones se mapean directamente a cuentas de pasivo:
Deduccion D002 (ISR) → Cuenta 211602 (ISR retenido a sueldos por enterar)
Tabla de Mapeo: Deducciones principales
| Clave SAT | Descripcion | Cuenta Pasivo | Descripcion Cuenta |
|---|---|---|---|
D001 |
Seguro social (IMSS cuota obrera) | 211701 |
IMSS cuota obrera por enterar |
D002 |
ISR retenido | 211602 |
ISR retenido a sueldos por enterar |
D006 |
Descuento Infonavit credito vivienda | 211702 |
INFONAVIT credito vivienda por enterar |
D007 |
Prestamos provenientes de Fonacot | 211703 |
FONACOT por enterar |
D008 |
Cuota sindical | 211802 |
Cuotas sindicales por pagar |
D012 |
Anticipo de salarios | 110703 |
Anticipos de sueldos |
D120 |
Prestamo personal de la empresa | 110702 |
Prestamos al personal |
D004 |
Otros (retenciones diversas) | 211804 |
Otras retenciones laborales por pagar |
Las deducciones D012 y D120 (anticipos y prestamos) son especiales porque se abonan a cuentas de activo (110702, 110703). Esto reduce el saldo que el empleado nos debe. El resto de las deducciones se abonan a cuentas de pasivo (211xxx) que representan obligaciones de la empresa con terceros.
Otros Pagos (Oxxx)
La seccion "Otros Pagos" del complemento de nomina incluye conceptos especiales que no son percepciones ni deducciones tradicionales:
Subsidio al Empleo (O002)
El subsidio al empleo es un apoyo fiscal que reduce el ISR a cargo del trabajador. Contablemente:
- Si el subsidio se entrega al trabajador: Se registra como un Cargo a cuenta de activo 1110 (Subsidio al empleo por recuperar) y Abono a 2110 (Nomina por pagar)
- Cuando se recupera en la declaracion: Se acredita contra el ISR retenido a enterar
| Clave SAT | Descripcion | COG | Cuenta Cargo | Descripcion |
|---|---|---|---|---|
O002 |
Subsidio para el empleo | 127 |
1110 |
Subsidio al empleo por recuperar |
O005 |
Viaticos entregados | 128 |
6524 |
Viaticos y gastos de viaje |
Flujo de Trabajo
El proceso de contabilizacion de nomina consta de los siguientes pasos:
Cargar XMLs
Recibos de nomina
Validacion
RFC y complemento
Mapeo COG
Percepciones y otros
Mapeo directo
Deducciones a pasivo
Genera Poliza
Devengado + Pago
Momento Contable: Devengado
MainesERP registra la nomina en el momento devengado: cuando se genera la obligacion de pago, independientemente de cuando se pague. Esto permite tener un control preciso de los pasivos laborales.
Ejemplo Completo: Del Recibo a la Poliza
A continuacion se muestra un recibo de nomina y la poliza contable que MainesERP genera automaticamente a partir de el:
Recibo de Nomina (CFDI) - Juan Perez Lopez
Empleado: Juan Perez Lopez
RFC: PELJ850101ABC
No. Empleado: 001
Departamento: Administracion
Periodo: 01/Jun/2024 - 15/Jun/2024
Fecha pago: 15/Jun/2024
Dias pagados: 15
Tipo nomina: Ordinaria
| Clave | Concepto | Gravado | Exento | Total |
|---|---|---|---|---|
| PERCEPCIONES | ||||
P001 |
Sueldos, salarios, rayas y jornales | $15,000.00 | - | $15,000.00 |
P019 |
Horas extra | $600.00 | $600.00 | $1,200.00 |
P025 |
Premios por puntualidad | $500.00 | - | $500.00 |
| Total Percepciones | $16,100.00 | $600.00 | $16,700.00 | |
| DEDUCCIONES | ||||
D002 |
ISR retenido | $1,850.00 | ||
D001 |
Seguro social (IMSS cuota obrera) | $420.00 | ||
D006 |
Descuento Infonavit credito vivienda | $980.00 | ||
| Total Deducciones | $3,250.00 | |||
| OTROS PAGOS | ||||
O002 |
Subsidio para el empleo (causado) | $0.00 | ||
| Total Otros Pagos | $0.00 | |||
| NETO A PAGAR | $13,450.00 | |||
MainesERP genera automaticamente
Poliza de Nomina - Quincena 1 Junio 2024
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| PERCEPCIONES (Gastos de Nomina - Bloque 65xx) | |||
| 6501 | Sueldos al personal (P001 via COG 111) | $15,000.00 | - |
| 6505 | Horas extra (P019 via COG 113) | $1,200.00 | - |
| 6517 | Premio de Puntualidad (P025 via COG 141) | $500.00 | - |
| Subtotal Percepciones | $16,700.00 | - | |
| OTROS PAGOS (Subsidio al empleo) | |||
| 1110 | Subsidio al empleo por recuperar (O002 via COG 127) | $0.00 | - |
| NOMINA POR PAGAR (Pasivo acumulado) | |||
| 2110 | Nomina por pagar | - | $16,700.00 |
| DEDUCCIONES (Reclasificacion de pasivo) | |||
| 2110 | Nomina por pagar (reclasifica deducciones) | $3,250.00 | - |
| 211602 | ISR retenido a sueldos por enterar (D002) | - | $1,850.00 |
| 211701 | IMSS cuota obrera por enterar (D001) | - | $420.00 |
| 211702 | INFONAVIT credito vivienda por enterar (D006) | - | $980.00 |
| TOTALES | $19,950.00 | $19,950.00 | |
Despues de este asiento, el saldo de la cuenta 2110 Nomina por pagar es de $13,450.00 ($16,700.00 - $3,250.00). Este es el monto que se transfiere al empleado al momento del pago.
Momento del Pago
Cuando se realiza el pago de la nomina (dispersion bancaria), se registra:
Poliza de Egreso - Pago de Nomina
| Cuenta | Concepto | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 2110 | Nomina por pagar | $13,450.00 | - |
| 111001 | BBVA Cuenta operativa (o banco correspondiente) | - | $13,450.00 |
| TOTALES | $13,450.00 | $13,450.00 | |
Configuracion Previa Requerida
- Catalogo de cuentas contables: Con el bloque 65xx para gastos de nomina y 211xxx para retenciones
- Catalogo COG para empresa privada: Mapeo de codigos COG a cuentas contables (cog_ip_erp.json)
- Catalogo de percepciones/deducciones: Mapeo de claves SAT a COG o cuentas directas (c_Mem_RH_catNomina_EmpPriv.java)
- Cuenta de banco configurada: Para el momento del pago
Cuentas Principales de Nomina
Resumen de las cuentas mas utilizadas en la contabilizacion de nomina:
Gastos (65xx)
6501- Sueldos al personal6503- Aguinaldo6504- Prima vacacional6505- Horas extra6506- PTU6507- Comisiones6508- Prima dominical6511- Cuotas IMSS patronal6517- Puntualidad6518- Asistencia
Pasivos (21xxxx)
2110- Nomina por pagar211602- ISR retenido sueldos211701- IMSS cuota obrera211702- INFONAVIT creditos211703- FONACOT211801- Pensiones alimenticias211802- Cuotas sindicales211803- Caja de ahorro211804- Otras retenciones